1. Privacybeleid

1.1. Inleiding

MAAS verwerkt persoonsgegevens van werknemers, (keten)partners en klanten (hierna: ‘Betrokkenen’). Onder de persoonsgegevens van klanten wordt ook verstaan de persoonsgegevens van hun werknemers en klanten (hierna: ‘Klant(en)’).

MAAS geeft middels het Privacybeleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van MAAS.

Daar waar MAAS diensten levert aan zijn Klanten, treedt MAAS op als verwerker en zal de klant optreden als verwerkingsverantwoordelijke. Voor zover MAAS persoonsgegevens van Klanten verwerkt zullen de overeenkomsten met Klanten worden aangevuld met een addendum. In het addendum worden aanvullende zaken beschreven en geregeld die specifiek zijn voor de Klant en niet kunnen worden geregeld in het Privacybeleid.

1.2. Wettelijk kader

MAAS verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, en overige van toepassing zijnde wetgeving (hierna: ‘AVG’) op behoorlijke en zorgvuldige wijze.

1.3. Uitgangspunten

MAAS gaat op een veilige manier met de persoonsgegevens van Betrokkenen om en respecteert hun privacy. Daarbij staan de volgende uitgangspunten voor MAAS centraal:

1.3.1. Rechtmatigheid, behoorlijkheid en zorgvuldigheid

MAAS verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze.

1.3.2. Grondslag en doel

Persoonsgegevens worden alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt.

1.3.3. Noodzakelijkheid

MAAS verwerkt alleen persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. MAAS streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

1.3.4. Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Persoonsgegevens worden verzameld zodat MAAS een goede dienstverlening kan bieden of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

1.3.5. Vertrouwelijkheid en geheimhouding

MAAS gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Persoonsgegevens kunnen worden opgeslagen op MAAS systemen, klantsystemen of systemen van derden waartoe MAAS toegang heeft voor het leveren van zijn diensten. MAAS zorgt voor een passende beveiliging van persoonsgegevens.

1.3.6. Delen met externen

Daar waar MAAS samenwerkt met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt MAAS afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de AVG.

1.3.7. Subsidiariteit en proportionaliteit

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de Betrokkenen zoveel mogelijk beperkt. De inbreuk op de belangen van Betrokken mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het doel van de verwerking.

1.3.8. Rechten Betrokken

MAAS honoreert alle rechten van Betrokkenen.

1.4. Website

Het Privacy beleid en -reglement van MAAS is niet van toepassing op het verzamelen van persoonsgegevens via onze website of via cookies met betrekking tot welke persoonsgegevens MAAS kan worden beschouwd als verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwijzen hiervoor naar de Privacyverklaring en het Cookiebeleid op de MAAS website. Het Privacy beleid is beschikbaar via de volgende link op de website van MAAS: https://www.maas.nl/privacypolicy/. MAAS behoudt zich het recht voor om het Privacy beleid te allen tijde aan te passen zonder zijn Klanten daarover te raadplegen of vooraf te informeren.

2. Privacyreglement

2.1. Inleiding

Het privacyreglement van MAAS (hierna: ‘Privacyreglement’) beschrijft hoe MAAS in de praktijk omgaat met de verwerking van Betrokkenen, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is. Hedendaags speelt privacy een belangrijke rol in de samenleving en staat daarmee hoog op de agenda van MAAS. MAAS is op grond van de AVG verplicht om zorgvuldig, veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van Betrokkenen. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van Betrokkenen staat hoog in het vaandel bij MAAS. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vindt MAAS het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

2.2. Wetgeving en definities

Op 25 mei 2018 trad de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking, samen met de uitvoeringswet. De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt:
▪ Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
▪ Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
▪ Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen.
Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands
gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld;
naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens.
Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).
▪ Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy.Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).
▪ Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
▪ Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

2.3. Reikwijdte

Het Privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen MAAS.

2.4. Verwerkingen

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:
▪ Verzamelen, vastleggen en ordenen
▪ Bewaren, bijwerken en wijzigen
▪ Opvragen, raadplegen, gebruiken
▪ Verstrekken door middel van doorzending
▪ Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
▪ Samenbrengen, met elkaar in verband brengen
▪ Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

2.5. Doeleinden

Volgens de AVG mogen persoonsgegevens alleen worden verzameld als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden.

2.6. Rechtmatige grondslag

Voor elke verwerking van persoonsgegevens moet er een rechtmatige wettelijke grondslag van toepassing zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:
▪ Om een verplichting na te komen die in de wet staat
▪ Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de Betrokkene onderdeel was
▪ Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de Betrokkene te bestrijden
▪ Voor de goede vervulling van de taken van MAAS
▪ Wanneer de Betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

2.7. Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de Betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden. MAAS zorgt ervoor dat de persoonsgegevens van Betrokkenen kloppen en volledig zijn voordat ze worden verwerkt. De persoonsgegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt MAAS alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar niet toe bevoegd is.

2.8. Informatieplicht

MAAS informeert Betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan MAAS verstrekken, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop MAAS met persoonsgegevens om zal gaan. Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de Betrokkene om, wordt de Betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

2.9. Verwijdering van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden niet langer dan nodig is door MAAS. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

2.10. Rechten van betrokkenen

De AVG bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van Betrokkenen genoemd. Betrokkenen hebben de volgende rechten:
▪ Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht MAAS te verzoeken of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
▪ Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
▪ Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de Betrokkene een verzoek indienen bij MAAS om dit te corrigeren.
▪ Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht MAAS te verzoeken om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
▪ Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de Betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de Betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
▪ Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens.
MAAS zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

2.11. Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de Betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail worden ingediend. MAAS heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de MAAS laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de MAAS, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan MAAS aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de Betrokkene.

2.12. Plichten van MAAS

2.12.1. Register van verwerkingen

MAAS is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan MAAS de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:
▪ De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke.
▪ De doelen van de verwerking.
▪ Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen.
▪ Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens.
▪ Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie.
▪ De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist.
▪ Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

2.12.2. Gegevensbeschermingseffectbeoordeling

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. MAAS voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

2.12.3. Functionaris voor gegevensbescherming (FG)

MAAS heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de FG zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van het AP. Het is niet de bedoeling dat de FG de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de verschillende afdelingen binnen MAAS overneemt. De afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen op het gebied van privacy.

Register van Datalekken

Er is sprake van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt MAAS dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de Betrokkenen. In dit geval meldt MAAS dit aan de Betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

2.13. Klachtafhandeling

Als MAAS een wettelijke verplichting niet nakomt kan de Betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van MAAS worden behandeld. In gevallen waar het Privacyreglement niets over zegt, beslist het bestuur van MAAS.